Mise en Oeuvre

La mise en oeuvre d'un système de management, quel qu'il soit, constitue une démarche de longue haleine pour une organisation qui cherche à améliorer ses activités. Cependant, grâce à une planification efficace et au soutien de l'équipe dirigeante, cette démarche peut être considérablement facilitée . L'exécution de tout système de gestion requiert certains outils communs et obéit à un processus récurrent :

1. Mieux comprendre le système de management et ses exigences

Participation des cadres supérieurs

Toutes les personnes qui interviennent dans la décision d'adopter un système de management doivent en comprendre les enjeux fondamentaux. Généralement, lorsqu'un système est installé pour la première fois, ce sont les dirigeants qui donnent l'agrément mais l'exécution réelle du projet incombe au gestionnaire de la mise en oeuvre. Il peut notamment s'agir du gestionnaire de la qualité.

Idéalement, la décision d'installer le système de gestion doit être prise par des hauts responsables disposant de toutes les connaissances requises dans la mesure où leurs compétences seront nécessaires à toutes les étapes de mise en application ainsi que dans l'exploitation à long terme de la solution choisie.

Lire la norme
Tôt ou tard, il est indispensable de consulter la norme. Même si cette tâche peut sembler fastidieuse, tous les responsables de l'installation du système doivent consulter le document de référence et en maîtriser tous les aspects. La rubrique normes et publications fournit la marche à suivre pour acquérir les normes.

2. Mettre en place un système

Revue des options d'accompagnement et des documents d'aide

D'autres stages de formation et ouvrages de référence sont proposés à ceux qui souhaitent mettre en place eux-même leur système de management. Toutefois, à ce stade du processus, un grand nombre d'entreprises préfèrent aujourd'hui recourir à des cabinets de conseil. Les experts-conseil maîtrisent les procédures d'exploitation des systèmes de management ainsi que les pratiques à respecter pour optimiser leur rendement. Ils peuvent vous aider pendant la mise en oeuvre et vous conseiller sur la manière de personnaliser votre solution de manière à ce qu'elle réponde le mieux aux besoins de votre entreprise pour que vous en tiriez le meilleur parti.

Formation du personnel
Au cours de la mise en place, il est essentiel que tous les membres du personnel comprennent ce qu'est un système de management (sa finalité et son impact sur leurs tâches quotidiennes). Là encore, des stages de formation peuvent s'avérer particulièrement bénéfiques, même si de nombreuses sociétés préfèrent élaborer des cours spécifiquement adaptés à leurs propres exigences. Vous pouvez solliciter les compétences d'un spécialiste en formation ou bien organiser vous-même l'instruction.

pour connaitre les solutions que BSI vous propose rendez vous dans la rubrique formation

3. Certifier un système de management

Lorsque le système de management est installé, il est crucial d'obtenir sa certification auprès d'un organisme tiers afin de garantir son efficacité à long terme.

Choix d'un organisme

La sélection d'un certificateur peut être une tâche complexe du fait de la multiplicité des facteurs à prendre en compte, notamment :

• la couverture géographique - Certains organismes travaillent dans des zones très limitées, d'autres opèrent dans le monde entier.
• la maîtrise du domaine - Certains emploient des auditeurs qui ont de l'expérience dans tous les métiers, d'autres ne couvrent qu'un nombre restreint de secteurs industriels.
• accréditation - Certains travaillent sans accréditation. D'autres en possèdent quelques-unes ; d'autres encore sont accrédités dans une multitude de domaines. L'importance que vous portez à ce critère doit déterminer votre choix.
• Prix et structure tarifaire - Certains facturent des frais supplémentaires, d'autres n'appliquent aucune majoration. Ne vous contentez pas d'un calcul des coûts sur un an mais prévoyez vos dépenses totales à moyen et long terme.

Il est essentiel de consacrer du temps cette recherche pour que le résultat réponde au mieux à vos besoins.

Processus de certification

• pré-audit ou audit à blanc facultatif
• premier évaluation/audit de certification
• remise du certificat
• audits de suivi
• Certains organismes exigent une réévaluation complète au bout de 3 ans. Ce n'est pas le cas de BSI.

4. Promouvoir et conserver un système de management efficace

Après tous les efforts consacrés la mise en oeuvre et à la certification du système de management, les avantages dépassent le cadre interne de l'entreprise. Faire connaître votre succès auprès de vos clients et de vos autres partenaires peut engendrer d'importants bénéfices.

Si vous avez obtenu votre certification auprès de BSI, reportez-vous à la section Réservé à nos clients, figurant sur ce site, pour obtenir de l'aide et des conseils complémentaires sur la mise en oeuvre d'une campagne de promotion et de communication.

L'entretien et l'amélioration continue du système constituent la prochaine étape. Comme les sociétés, les systèmes sont des organisations vivantes qui nécessitent des mises à jour régulières pour fonctionner de manière optimale. Les entreprises doivent fréquemment actualiser et améliorer leurs pratiques dans le cadre d'un processus d'audits de suivi.

Vous pouvez à présent vous renseigner sur la certification que propose BSI ou découvrir les procédures propres aux systèmes de management ci-dessous :

• Qualité
• Environnement
• Automobile
• Aérospatial
• Télécommunications
• Santé et sécurité au travail